คู่มือระบบ HR

1. เปิดเว็บเบราว์เซอร์ แล้วไปที่ลิงก์ของระบบที่ได้รับ
2. กรอก ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน
3. กดปุ่ม “เข้าสู่ระบบ”

หากเข้าระบบครั้งแรก ระบบอาจให้เปลี่ยนรหัสผ่านก่อนใช้งาน กรุณาตั้งรหัสผ่านใหม่ที่ปลอดภัย เมื่อเปิดจากมือถือ ระบบจะพาเข้าสู่หน้าจอแบบมือถือโดยอัตโนมัติ

ระบบรองรับการใช้งานบนมือถือ และติดตั้งเป็นแอป (PWA) ไว้ที่หน้าจอหลักได้

1. เปิดระบบผ่านเบราว์เซอร์บนมือถือ
2. เมื่อมีแถบ “ติดตั้งแอป HR Portal” ขึ้นมา ให้กด ติดตั้ง
3. ไอคอนแอปจะไปอยู่ที่หน้าจอหลัก เปิดใช้งานได้เหมือนแอปทั่วไป

แถบเมนูด้านล่างมี: หน้าแรก, เช็คอิน, ขอลา และเมนูรวม

หน้าหลักคือหน้าแรกหลังเข้าสู่ระบบ แสดงข้อมูลสรุปแบบรวดเร็ว

• สถานะการเช็คอิน–เช็คเอ้าของวันนี้
• สรุปการทำงานประจำเดือน (มาทำงาน มาสาย ขาด ลา OT)
• สรุปการลา (รออนุมัติ / อนุมัติแล้ว / ไม่อนุมัติ)
• ปฏิทินการทำงานพร้อมจุดสีบอกวันหยุด วันลา และ OT

สำหรับหัวหน้า/HR จะมีการ์ดสรุปจำนวนคำขอที่รออนุมัติเพิ่มเติม

เมนู “ข้อมูลส่วนตัว” ให้พนักงานดูและปรับปรุงข้อมูลของตนเอง

• ดูข้อมูลส่วนตัว ตำแหน่ง และแผนก
• อัปโหลด/เปลี่ยนรูปโปรไฟล์
• เปลี่ยนรหัสผ่าน

สำหรับฝ่ายบุคคล/ผู้ดูแล จัดการทะเบียนพนักงาน

1. ไปที่เมนู ข้อมูลพนักงาน
2. กด เพิ่มพนักงาน เพื่อสร้างใหม่ หรือเลือกเพื่อแก้ไข

เมนู สรุปข้อมูลการทำงานในภาพรวมสำหรับฝ่ายบุคคล เช่น สถิติการเข้างาน การลา และข้อมูลกำลังคน ใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ

ฟังก์ชันสำหรับฝ่ายบุคคล นำเข้าพนักงานทีละหลายคนพร้อมกันด้วยไฟล์ Excel/CSV แทนการกรอกทีละคน

ขั้นตอน

1. ไปที่เมนู ข้อมูลพนักงาน แล้วกด นำเข้าข้อมูล
2. กด ดาวน์โหลด Template (.xlsx) เพื่อเอาแบบฟอร์มมาตรฐาน
3. กรอกข้อมูลพนักงานในไฟล์ — แถวที่ 1 เป็นหัวตาราง (header) แถวที่ 2 ขึ้นไปเป็นข้อมูลจริง (ลบ 2 แถวตัวอย่างออกได้)
4. กรอก รหัสแผนก / รหัสตำแหน่ง / รหัสประเภท / ระดับ (Band) ให้ตรงกับรหัสในตารางอ้างอิงด้านล่างหน้าจอ
5. คอลั้ม ระดับสิทธิ์ (Level 1-4)

สิ่งที่ระบบทำให้

• พนักงานใหม่จะถูกสร้างบัญชีให้อัตโนมัติ โดย username = รหัสพนักงาน (emp_code) และ รหัสผ่านเริ่มต้น = รหัสพนักงาน
• พนักงานต้องเปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก

ข้อควรระวัง: ตรวจรหัสแผนก/ตำแหน่งให้ถูกต้องก่อนนำเข้า หากรหัสไม่ตรงระบบจะไม่สามารถจับคู่ข้อมูลได้

จัดการคำขอเลื่อนตำแหน่ง/ระดับของพนักงาน

• สร้างใบขอเลื่อนขั้น ระบุตำแหน่ง/ระดับใหม่
• ผ่านขั้นตอนพิจารณาอนุมัติ
• เมื่ออนุมัติ ระบบบันทึกประวัติการเลื่อนตำแหน่งให้

ขั้นตอนการลงเวลาเข้า–ออกงาน

1. กดเมนู เช็คอิน
2. อนุญาตให้เบราว์เซอร์เข้าถึง ตำแหน่ง (GPS) เมื่อมีหน้าต่างถาม
3. รอจนการ์ดสถานะขึ้นว่า “ตำแหน่งพร้อมใช้งาน”
4. กดปุ่มเพื่อ เช็คอิน (เข้างาน) ระบบจะบันทึกเวลาและตำแหน่งให้
5. เมื่อเลิกงาน ทำขั้นตอนเดิมแล้วกด เช็คเอ้าท์ (ออกงาน)

หมายเหตุ: ต้องอยู่ในรัศมีของจุดทำงานที่กำหนด และหลังเช็คอินจะมีตัวจับเวลากันการกดออกงานเร็วเกินไป

เพื่อให้ลงเวลาได้สำเร็จ โปรดตรวจสอบ

• เปิด GPS / Location ของเครื่อง และอนุญาตให้เบราว์เซอร์เข้าถึงตำแหน่ง
• อยู่ ในรัศมีจุดทำงาน ที่ฝ่ายบุคคลกำหนด
• สัญญาณ GPS ต้องแม่นยำพอ (ความคลาดเคลื่อนไม่เกิน 200 เมตร)

หากกดเช็คอินไม่ได้:

• “ตำแหน่งล้มเหลว / หมดเวลา” → เปิด GPS แล้วลองใหม่ ควรอยู่ในที่โล่ง
• “สัญญาณ GPS ต่ำเกินไป (เกิน 200 ม.)” → ออกไปที่โล่งแล้วกดอัปเดตตำแหน่งใหม่
• อยู่นอกรัศมีจุดทำงาน → ตรวจสอบพื้นที่ หรือแจ้งฝ่ายบุคคล

1. ไปที่เมนู ประวัติเวลา (มือถือ) หรือ ดูประวัติย้อนหลัง (คอมพิวเตอร์)
2. ระบบแสดงรายการเข้า–ออกงานแต่ละวันพร้อมเวลาที่บันทึก
3. ปฏิทินมีจุดสีบอกสถานะ เช่น วันหยุด วันลา และ OT

เมนู “ตารางกะการทำงาน” แสดงกะ (รอบเวลาทำงาน) ที่ถูกกำหนดให้พนักงาน

• ดูว่าวันใดเข้ากะใด เวลาเริ่ม–เลิกงานเท่าไร
• ใช้อ้างอิงเวลาเข้างานเพื่อตรวจสอบการมาสาย

การกำหนดกะให้พนักงานทำโดยฝ่ายบุคคล หรือหัวหน้างานของหน่วยงาน ตั้งค่ากะของพนักงานได้ (ดูหมวดตั้งค่าระบบ)

หากลืมลงเวลา หรือเวลาที่บันทึกไม่ถูกต้อง สามารถยื่นคำขอปรับปรุงเวลาได้

1. ไปที่เมนูคำขอปรับปรุงเวลา
2. เลือกวันและกรอกเวลาที่ถูกต้อง พร้อมเหตุผล
3. กดส่งคำขอ แล้วรอหัวหน้า/ฝ่ายบุคคลอนุมัติ

ฝ่ายบุคคล/หัวหน้าตรวจและอนุมัติได้ที่เมนู “คำขอปรับปรุงเวลา” (ตัวเลขสีแดงคือจำนวนที่รอดำเนินการ)

สำหรับหัวหน้างานและฝ่ายบุคคล

• ดูว่าวันนี้ใคร เข้างานแล้ว / ยังไม่เข้างาน
• เห็นเวลาเช็คอินของพนักงานแต่ละคนแบบเรียลไทม์
• Export ออกเป็น Excel ได้

บันทึกการลงเวลาทั้งหมดของพนักงาน สำหรับฝ่ายบุคคล

• ดูรายการเช็คอิน/เช็คเอ้าทุกครั้งพร้อมเวลาและตำแหน่ง GPS
• ใช้ตรวจสอบย้อนหลังเมื่อมีข้อสงสัยเรื่องเวลา

เมื่อเปิดระบบผ่านมือถือ ระบบจะเข้าสู่หน้าจอแบบมือถือโดยอัตโนมัติ ซึ่งออกแบบมาให้ใช้นิ้วแตะง่าย เน้นงานที่พนักงานใช้บ่อยที่สุด

ส่วนประกอบหลักของหน้าจอ

• แถบบน — ปุ่มเมนู (☰) ด้านซ้าย, ชื่อระบบตรงกลาง, กระดิ่งแจ้งเตือนด้านขวา
• แถบเมนูด้านล่าง (Bottom Nav) — ปุ่มลัด 5 ปุ่ม เข้าถึงได้ตลอดทุกหน้า
• เมนูรวม (☰) — สไลด์ออกจากด้านซ้าย รวมทุกเมนูและปุ่มออกจากระบบ

แถบเมนูด้านล่าง 5 ปุ่ม

1. หน้าแรก — สรุปภาพรวมและปฏิทินการทำงาน
2. เช็คอิน — ลงเวลาเข้า–ออกงานด้วย GPS
3. ขอลา — ยื่นใบลาและดูสถานะ
4. เงินเดือน — ดูสลิปเงินเดือน
5. เมนู — เปิดเมนูรวมทั้งหมด

หมายเหตุ: ปุ่มที่แต่ละคนเห็นขึ้นกับสิทธิ์การใช้งาน พนักงานทั่วไปอาจเห็นเฉพาะเมนูที่จำเป็น เช่น เช็คอินและขอลา

หน้าแรกแสดงข้อมูลสรุปแบบรวดเร็วในการ์ดเดียว

• เช็คอิน–เช็คเอ้าวันนี้ — เวลาเข้า/ออกงานของวันนี้ แตะเพื่อไปหน้าเช็คอิน
• สรุปการทำงานประจำเดือน — มาทำงาน มาสาย ขาดงาน ลา และชั่วโมง OT
• สรุปการลา — จำนวนใบลาที่รออนุมัติ / อนุมัติแล้ว / ไม่อนุมัติ
• ปฏิทินการทำงาน — จุดสีบอกวันหยุด วันลา และ OT แตะ “ดูทั้งหมด” เพื่อดูประวัติ

หน้าหลักที่พนักงานใช้ลงเวลาเข้า–ออกงานด้วย GPS

1. แตะปุ่ม เช็คอิน ที่แถบล่าง
2. อนุญาตให้เข้าถึง ตำแหน่ง (GPS) เมื่อระบบถาม
3. รอจนการ์ดสถานะขึ้นว่า “ตำแหน่งพร้อมใช้งาน”
4. แตะปุ่มเพื่อ เช็คอิน (เข้างาน) — ระบบบันทึกเวลาและตำแหน่งให้
5. ตอนเลิกงาน ทำซ้ำแล้วแตะ เช็คเอ้าท์ (ออกงาน)

หมายเหตุ: ต้องอยู่ในรัศมีจุดทำงานที่กำหนด สัญญาณ GPS ต้องแม่นยำพอ (ไม่เกิน 200 เมตร) และหลังเช็คอินจะมีตัวจับเวลากันการกดออกงานเร็วเกินไป ดูวิธีแก้ปัญหา GPS ได้ในหมวด “การลงเวลาทำงาน”

1. แตะปุ่ม ขอลา ที่แถบล่าง
2. เลือก ประเภทการลา และ วันที่เริ่ม–สิ้นสุด
3. กรอกเหตุผล/รายละเอียด แล้วแตะ ส่งใบลา

ติดตามสถานะใบลา (รออนุมัติ / อนุมัติแล้ว / ไม่อนุมัติ) ได้ที่หน้านี้และการ์ดสรุปการลาในหน้าแรก

ดูบันทึกการเข้า–ออกงานย้อนหลัง

• เข้าจากเมนูรวม หรือแตะ “ดูทั้งหมด” ที่ปฏิทินในหน้าแรก
• แสดงรายการแต่ละวันพร้อมเวลาที่บันทึก และจุดสีบอกสถานะวัน

แตะปุ่ม เมนู ที่แถบล่าง หรือปุ่ม ☰ มุมบนซ้าย เพื่อเปิดเมนูรวมทั้งหมด

• เข้าถึงทุกฟังก์ชันที่ได้รับสิทธิ์ เช่น เช็คอิน ขอลา ประวัติเวลา เงินเดือน เอกสาร โปรไฟล์
• สำหรับหัวหน้า/HR จะมีหมวด “สำหรับหัวหน้า / HR” เช่น อนุมัติใบลา และเข้างานวันนี้ เพิ่มเข้ามา
• ด้านล่างสุดมีปุ่ม ออกจากระบบ

• โปรไฟล์ — ดูข้อมูลส่วนตัว เปลี่ยนรูป และเปลี่ยนรหัสผ่าน (เข้าจากเมนูรวม)
• การแจ้งเตือน — แตะไอคอนกระดิ่งมุมบนขวา เพื่อดูการแจ้งเตือน เช่น ผลการอนุมัติใบลา ตัวเลขสีแดงคือจำนวนที่ยังไม่ได้อ่าน

ติดตั้งระบบไว้ที่หน้าจอหลักเพื่อเปิดใช้งานได้เร็วเหมือนแอปทั่วไป

1. เปิดระบบผ่านเบราว์เซอร์บนมือถือ
2. เมื่อมีแถบ “ติดตั้งแอป HR Portal” ขึ้นมา ให้แตะ ติดตั้ง
3. ไอคอนแอปจะไปอยู่ที่หน้าจอหลัก เปิดใช้งานได้ทันที

1. กดเมนู ขอลา
2. เลือก ประเภทการลา (เช่น ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน)
3. เลือก วันที่เริ่ม–สิ้นสุด ที่ต้องการลา
4. กรอกเหตุผล/รายละเอียด (ถ้ามี)
5. กด ส่งใบลา

ใบลาจะถูกส่งให้หัวหน้า/ฝ่ายบุคคลพิจารณาอนุมัติ

สำหรับหัวหน้างาน/ฝ่ายบุคคล

1. ไปที่เมนู ใบลารออนุมัติ
2. ตรวจรายละเอียดใบลาของพนักงาน
3. กด อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ พร้อมเหตุผลหากจำเป็น

ตัวเลขสีแดงข้างเมนูคือจำนวนใบลาที่รอดำเนินการ

เมนูนี้แสดงโควตาวันลาของพนักงานแต่ละประเภท

• จำนวนวันลาที่ใช้ไปแล้ว และคงเหลือ
• แยกตามประเภทการลา (ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน ฯลฯ)

สำหรับฝ่ายบุคคล กำหนดประเภทการลาและจำนวนวันที่อนุญาต

• เพิ่ม/แก้ไขประเภทการลา
• กำหนดโควตา (จำนวนวันต่อปี) ของแต่ละประเภท

1. กดเมนู ขอ OT
2. เลือกวันและช่วงเวลาที่ทำงานล่วงเวลา
3. กรอกเหตุผล/รายละเอียดงาน แล้วกดส่งคำขอ

คำขอจะส่งให้หัวหน้า/ฝ่ายบุคคลอนุมัติ

สำหรับหัวหน้างาน/ฝ่ายบุคคล

1. ไปที่เมนู OT รออนุมัติ
2. ตรวจรายละเอียดและกด อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ

1. กดเมนู ขอ WFH (ทำงานนอกสถานที่)
2. เลือกวันที่ต้องการ พร้อมเหตุผล
3. กดส่งคำขอ แล้วรออนุมัติ

การขอ WFH อาจมีการอนุมัติหลายขั้น (หัวหน้า แล้วฝ่ายบุคคล) ตามการตั้งค่าองค์กร

สำหรับหัวหน้างาน/ฝ่ายบุคคล ตรวจและอนุมัติคำขอ WFH ของพนักงาน พร้อมดูจำนวนรายการที่รอดำเนินการจากตัวเลขข้างเมนู

สำหรับฝ่ายบุคคล จัดการรอบการจ่ายและคำนวณเงินเดือน

• สร้างงวดเงินเดือน (payroll period)
• คำนวณเงินเดือน รวมรายการเพิ่ม/หัก (OT ภาษี ประกันสังคม ฯลฯ)
• ออกสลิปเงินเดือนให้พนักงาน

พนักงานเปิดดูและดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนของตนเองได้

1. ไปที่เมนู สลิปเงินเดือน
2. เลือกงวด/เดือนที่ต้องการ
3. ดูรายละเอียดรายรับ–รายหัก และยอดสุทธิ

ขอเอกสารทางราชการบุคคล เช่น หนังสือรับรองการทำงาน/เงินเดือน

1. ไปที่เมนู เอกสาร HR
2. เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการ พร้อมระบุรายละเอียด
3. กดส่งคำขอ แล้วรอฝ่ายบุคคลออกเอกสารให้

สำหรับฝ่ายบุคคล ตรวจคำขอเอกสารของพนักงาน อนุมัติและออกเอกสาร พร้อมดูจำนวนรายการที่รอจากตัวเลขข้างเมนู

สำหรับฝ่ายบุคคล จัดการข้อมูลค่าลดหย่อนภาษีของพนักงาน เพื่อใช้คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย

• บันทึก/ปรับปรุงรายการลดหย่อนของพนักงาน
• ใช้ประกอบการคำนวณเงินเดือนและภาษี

พนักงานกรอกและตรวจสอบรายการลดหย่อนภาษีของตนเอง

• แจ้งข้อมูลลดหย่อน เช่น บุตร คู่สมรส ประกัน กองทุน
• ส่งให้ฝ่ายบุคคลตรวจสอบ

สำหรับฝ่ายบุคคล จัดทำเอกสารนำส่งหน่วยงานราชการ

• ออกรายงาน/ไฟล์นำส่ง เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
• ใช้ข้อมูลจากเงินเดือนและค่าลดหย่อนที่บันทึกไว้

กำหนดและจัดการแผนกภายในองค์กร ใช้สำหรับจัดกลุ่มพนักงานและกำหนดสายอนุมัติ เพิ่ม/แก้ไข/ลบแผนกได้

กำหนดตำแหน่งงานต่างๆ ในองค์กร เพื่อนำไปผูกกับพนักงานแต่ละคนและใช้อ้างอิงในรายงาน

กำหนดโครงสร้างระดับงาน (Bands) และระดับย่อย (Sub-bands) เพื่อใช้จัดลำดับชั้นตำแหน่งและฐานเงินเดือน ประกอบการพิจารณาเลื่อนขั้น

หัวใจของระบบเช็คอิน — กำหนดสถานที่ทำงานที่อนุญาตให้ลงเวลา

• กำหนด พิกัด (ละติจูด/ลองจิจูด) ของจุดทำงาน
• กำหนด รัศมี (เมตร) ที่อนุญาตให้เช็คอินได้

สำคัญ: หากพิกัดผิดหรือรัศมีแคบเกินไป พนักงานจะเช็คอินไม่ได้ ควรตั้งค่าให้ครอบคลุมพื้นที่ทำงานจริง

กำหนดรูปแบบกะการทำงาน (เวลาเริ่ม–เลิกงาน) เพื่อนำไปจัดให้พนักงาน ใช้อ้างอิงการคำนวณมาสาย/ทำงานครบเวลา

กำหนดชุดวันหยุดประจำปี (วันหยุดนักขัตฤกษ์/วันหยุดบริษัท) เพื่อให้ระบบคำนวณวันทำงานและการลาได้ถูกต้อง

การตั้งค่าทั่วไปของระบบ เช่น ชื่อระบบ  และค่าพื้นฐานอื่นๆ การตัดรอบเงินเดือน คำนวณภาษีขั้นบันได ประกันสังคม สำหรับผู้ดูแลระบบ

กำหนดว่าใครเป็นผู้อนุมัติคำขอ (ลา OT WFH เอกสาร ปรับเวลา) ของแต่ละแผนก

• ผูกผู้อนุมัติเข้ากับแผนกและประเภทคำขอ
• ทำให้คำขอวิ่งไปหาผู้อนุมัติที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ